Praktijkcase · Vastgoedonderhoud
Van eerste telefoontje tot gepland werk.
Lisa helpt de klant, Eva brengt de planning bij elkaar en Mark verzorgt de offerte en opvolging. Samen ondersteunen ze het proces rondom een nieuwe opdracht, terwijl jouw team zich richt op de klant en het vakwerk.
Voor M. Roede Vastgoedonderhoud brachten we marketing, de website en de verwerking van aanvragen bij elkaar. Van het eerste contact tot een geplande opname, een offerte en de opvolging daarvan. De taakverdeling met Lisa, Eva en Mark hieronder is een voorstel; die functies en koppelingen zijn nog niet allemaal operationeel.
- Marketing
- Leadverwerking
- Offerteopvolging
Lisa
Telefoniste
Eva
Planning & administratie
Mark
Commerciële binnendienst
De vraag achter het project
Een aanvraag is pas het begin.
Een website kan een aanvraag opleveren. Daarna begint het werk: contact leggen, de vraag compleet maken, een opname plannen en zorgen dat de offerte aandacht krijgt.
Voor M. Roede Vastgoedonderhoud hebben we deze stappen met elkaar verbonden. Zo staat een nieuwe aanvraag niet los van de verdere commerciële opvolging.
Wat we hebben ingericht
Wat we voor M. Roede hebben ingericht
- 1
Marketing ondersteunen
Een marketingagent ondersteunt de marketingwerkzaamheden rond het bedrijf.
- 2
Een website opzetten
We hebben een website opgezet waar bezoekers het bedrijf kunnen leren kennen en een aanvraag kunnen doen.
- 3
Aanvragen automatisch behandelen
Binnenkomende leads worden verwerkt en doorgezet naar de vervolgstap.
- 4
Een opname inplannen
De aanvraag wordt verder gebracht naar een opname: het moment waarop het werk inhoudelijk kan worden beoordeeld.
- 5
Naar een offerte
Na de opname volgt het proces richting een offerte voor de klant.
- 6
De offerte opvolgen
De opvolging stopt niet bij het versturen van de offerte. Ook het vervolgcontact is onderdeel van het proces.
Aanvraag ontvangen
Ingang via website
Gegevens verwerken
Doorgezet naar vervolgstap
Opname plannen
Beoordeling door het bedrijf
Offerte voorbereiden
Prijs en goedkeuring door het bedrijf
Offerte opvolgen
Vervolgcontact
Wat dit betekent voor de ondernemer
Meer samenhang. Minder losse handelingen.
Het doel is dat een aanvraag een duidelijke volgende stap krijgt. Marketing en de website zorgen voor de ingang; de verwerking en opvolging brengen het contact verder.
Zo ondersteunen we het terugkerende werk rondom aanvragen, terwijl het bedrijf zich kan richten op klantcontact, de opname en het vakwerk.
- Een duidelijk proces van aanvraag tot opvolging.
- Ondersteuning bij terugkerende administratieve stappen.
- Meer ruimte voor persoonlijk contact en vakinhoudelijke keuzes.
Zo kan jouw team samenwerken
Een voorgestelde taakverdeling
Lisa, Eva en Mark zijn in ontwikkeling. Deze tijdlijn laat zien hoe zij het proces kunnen ondersteunen; het is geen beschrijving van wat al operationeel is.
Stap 1
De klant vindt jouw bedrijf
Een bezoeker bekijkt de website en belt om een opname op locatie aan te vragen voor een offerte op maat.
Website en marketing vormen het startpunt.
Stap 2 · Lisa, Telefoniste
Lisa neemt op en vraagt door
“Ik vraag wat er moet gebeuren, waar het werk is en wanneer de klant beschikbaar is. Zo krijgt jullie team een complete aanvraag.”
- ✓Naam en contactgegevens.
- ✓Adres van de werkzaamheden.
- ✓Omschrijving van de aanvraag.
- ✓Gewenste termijn.
- ✓Beschikbaarheid van de klant.
Via de gedeelde planning kan Lisa beschikbare momenten voorstellen. Ze bevestigt een afspraak pas nadat Eva’s planningsfunctie de boeking succesvol heeft verwerkt.
Overdracht: Complete aanvraag → Eva
Stap 3 · Eva, Planning & administratie
Eva plant de opname
“Ik zoek een passend moment en houd rekening met locatie, reistijd en de ruimte in de agenda.”
- ✓Beschikbaarheid van klant en medewerker.
- ✓Locatie en benodigde reistijd.
- ✓Verwachte duur van de opname.
- ✓Buffertijd en bestaande afspraken.
Na succesvolle boeking volgt een afspraakbevestiging. Bij onvoldoende informatie of een planningsconflict vraagt Eva een menselijke collega om een beslissing.
Overdracht: Opname gepland → verantwoordelijke medewerker
Stap 4 · Bevoegde medewerker
De vakman beoordeelt het werk
Tijdens de opname beoordeelt een bevoegde medewerker wat nodig is. De bevindingen, werkzaamheden en prijsgrondslag vormen de input voor de offerte.
Dit blijft mensenwerk. De digitale medewerkers vervangen geen vakinhoudelijke inspectie.
Stap 5 · Mark, Commerciële binnendienst
Mark maakt de offerte en volgt op
“Ik werk de goedgekeurde opnamegegevens uit tot een offerte en houd contact over de volgende stap.”
- ✓Stelt de offerte op met vaste sjablonen en goedgekeurde tarieven.
- ✓Controleert of de benodigde informatie compleet is.
- ✓Legt de offerte voor aan een bevoegde medewerker wanneer goedkeuring nodig is.
- ✓Verstuurt de vrijgegeven offerte.
- ✓Volgt de offerte op volgens afgesproken contactmomenten.
- ✓Registreert vragen, wijzigingen en het akkoord.
Mark verzint geen werkzaamheden, tarieven of technische oplossingen. Prijsafwijkingen en onderhandelingen gaan naar een bevoegde medewerker.
Overdracht: Offerte akkoord → Eva
Stap 6 · Eva, Planning & administratie
Eva plant het werk en verzorgt de facturatie
“Na het akkoord bereid ik de werkplanning en facturatie voor, volgens jullie afspraken.”
- ✓Plant de uitvoering met beschikbare mensen en tijd.
- ✓Houdt rekening met locatie, reistijd en opgegeven werkduur.
- ✓Legt de opdrachtgegevens vast.
- ✓Bereidt een factuur voor op basis van de goedgekeurde offerte en afgesproken betaalmomenten.
- ✓Verwerkt goedgekeurde wijzigingen voordat de eindfactuur wordt opgesteld.
Facturen worden alleen verzonden volgens vastgestelde regels en via een aangesloten administratiesysteem. Ontbrekende informatie of afwijkingen gaan naar een menselijke collega.
Wat iedere collega ontvangt
Elke stap bouwt voort op bevestigde informatie
Lisa → Eva
Klantgegevens, locatie, hulpvraag en gewenste afspraakmomenten.
Vakman → Mark
Bevindingen van de opname, werkzaamheden en goedgekeurde prijsgegevens.
Mark → Eva
Geaccepteerde offerte, opdrachtgegevens en afspraken over uitvoering en betaling.
Je klant hoeft niet steeds opnieuw te beginnen.
Van het eerste gesprek tot de uitvoering blijft de informatie bij de aanvraag. Je team krijgt complete overdrachten en houdt de regie over vakinhoudelijke keuzes, prijzen en uitzonderingen.
Beschikbare taken hangen af van het gekozen pakket en de aangesloten systemen. Dit volledige traject combineert basisfuncties en uitbreidingen en valt niet volledig binnen één basisabonnement.
- Minder informatie opnieuw overtypen.
- Planning met aandacht voor locatie en reistijd.
- Offertes met een duidelijke vervolgstap.
- Een overdracht van akkoord naar uitvoering en facturatie.
De ervaring achter onze digitale medewerkers.
Deze praktijkcase laat zien hoe we marketing en terugkerende werkzaamheden met elkaar verbinden. Die ervaring gebruiken we bij het ontwikkelen van de functiepakketten van 24Seven Works.
We beginnen met een duidelijke taak. Daarna kunnen we uitbreiden naar aanvullende stappen, zoals aanvraagverwerking, planning en commerciële opvolging.
Dit traject is een maatwerkcombinatie van website en automatisering en geen onderdeel van het basispakket van een digitale medewerker.
Welke stap blijft bij jouw bedrijf liggen?
De eerste reactie, het plannen of de opvolging van een offerte? We bekijken samen waar extra ondersteuning het meeste kan betekenen.
Bespreek jouw proces